Como enviar o arquivo do lote de boletos sem correria

O boleto impresso sai igual ao arquivo que chega. A Max Ideal imprime cada boleto com os dados variáveis do lote, ou seja, os dados de cada unidade, o código de barras e o valor, e coloca cada um num envelope lacrado. Então o cuidado que mais rende acontece antes do envio, do lado de quem monta o arquivo. Este guia mostra o que conferir, até que horas mandar, por onde e o que combinar no primeiro lote.

O que conferir no arquivo antes de mandar?

Separe cinco minutos para esta lista. Ela pega os erros que só aparecem depois, quando o morador liga.

• Quantidade de boletosO total do arquivo bate com o número de unidades que recebem cobrança no mês. Se alguma unidade ficou de fora de propósito, anote qual.
• Unidade e blocoCada boleto está com a unidade certa. Boleto trocado entre unidades dá trabalho dobrado: cancelar, reemitir e explicar para dois moradores.
• VencimentoA data está certa em todos os boletos. Se o lote mistura datas, confira por amostra uma unidade de cada data.
• Valores do mêsTaxa, rateio extra e qualquer cobrança avulsa do mês já entraram no valor de cada unidade.
• Código de barras e linha digitávelOs dois saíram do sistema de cobrança, sem ninguém redigitar número. Número redigitado à mão abre espaço para o código e o valor deixarem de bater.
• Arquivo completoÉ um arquivo por lote. Se vier em partes, diga na mensagem quantas partes são e quantos boletos tem em cada uma.

Achou um erro depois de mandar? Avise o Marcelo no mesmo canal, na hora, dizendo a unidade e o que muda, e combine com ele o que fazer com o lote.

Até que horas mandar para sair no primeiro dia útil?

A regra da Max Ideal para lote de condomínio é uma só: o lote recebido até as 17h é entregue até as 12h do primeiro dia útil. Ela vale para o arquivo que chega por e-mail ou pelo WhatsApp.

Mandar às 16h50 cabe na regra, mas deixa pouca folga se o arquivo tiver um problema e precisar voltar para você. Se o fechamento do mês costuma apertar, mande assim que terminar a conferência, sem esperar o fim da tarde.

Por onde mandar o arquivo?

Por e-mail ou pelo WhatsApp. Nos dois casos, o arquivo chega direto ao Marcelo Luiz Martinez, que é o contato da Max Ideal para o lote. O WhatsApp é o (11) 94748-3696. O e-mail de envio, o Marcelo passa no WhatsApp no primeiro contato.

Três hábitos ajudam a não perder lote:

• Salve o número com o nome do Marcelo e mande sempre para ele. Arquivo de cobrança não deve ir para outro número.
• Use sempre o mesmo canal para o mesmo condomínio. Fica fácil achar o histórico quando alguém pergunta pelo lote do mês passado.
• Escreva junto com o arquivo o nome do condomínio, o mês, a quantidade de boletos e o vencimento. Assim o lote fica identificado desde a primeira mensagem.

Em que formato mandar o arquivo?

Combine com a gente no primeiro lote. Cada administradora usa um sistema de cobrança, e o arquivo que ele gera muda de um para outro. Por isso o formato se combina caso a caso.

• Mande pelo WhatsApp um arquivo de amostra, com poucas unidades, antes do primeiro lote de verdade.
• O Marcelo confirma se dá para imprimir assim ou diz o que precisa mudar.
• Combinado o formato, gere o arquivo do mesmo jeito todo mês. Arquivo que muda de formato de um mês para o outro pede uma amostra nova e come a folga do prazo.

Se trocar de sistema de cobrança, avise antes do próximo lote e mande uma amostra nova.

O que acontece depois que o arquivo chega?

A Max Ideal imprime cada boleto com os dados da unidade, o código de barras e o valor que vieram no arquivo. O código de barras e a linha digitável saem no padrão Febraban de legibilidade. Cada boleto vai num envelope lacrado, com os dados de cada unidade. Lote de condomínio recebido até as 17h é entregue até as 12h do primeiro dia útil.

Onde entregar os envelopes também entra no combinado do primeiro lote. Diga ao Marcelo o endereço e quem recebe.

Para entender por que a legibilidade do código importa, leia O que são o código de barras e a linha digitável do boleto. O serviço completo está na página de impressão e envelopamento de boletos.