Alugar ou comprar impressora: o que entra na conta

Quem compara só o preço da impressora com a mensalidade da locação compara metade da conta. A outra metade aparece depois: o conserto, a peça, o toner que acaba numa sexta à tarde, a pessoa da equipe que vira responsável pela máquina. Este artigo lista o que entra na conta de cada lado, o que vem junto na locação da Max Ideal e quais números levantar antes de pedir orçamento. Não traz preço nem número de mercado, porque isso depende do seu volume.

O que você paga quando compra a impressora?

A compra parece simples porque o preço da máquina está na etiqueta. O resto da conta vem aos poucos:

• A máquina. Sai do caixa de uma vez, ou em parcelas que somam o mesmo.
• Manutenção. Quando a máquina para depois do período coberto pelo fabricante, o conserto é por sua conta, e você precisa achar quem faça.
• Peças. Peça que gasta ou quebra entra como gasto extra na hora da troca.
• Toner e cartucho. Compra contínua, que alguém precisa lembrar de fazer antes de acabar.
• Tempo da equipe. Alguém do escritório vira o responsável pela impressora, chama o técnico e faz o pedido de suprimento.
• Máquina parada. Enquanto ela não volta, o trabalho que dependia dela espera.
• Troca. No fim da vida útil, a conta recomeça com uma máquina nova.

O que vem junto na locação da Max Ideal?

Na locação, você usa a máquina sem investir na compra do equipamento. A Max Ideal aluga:

• Impressoras laser em preto e branco e impressoras jato de tinta coloridas.
• Multifuncionais que copiam, digitalizam em lote e imprimem na mesma máquina.

E inclui na locação:

• Manutenção preventiva e corretiva, com reposição de peças sem custo adicional.
• Abastecimento contínuo de toner e cartucho originais.

É o que o mercado chama de outsourcing de impressão: a máquina, a manutenção e os suprimentos ficam com o fornecedor, e a sua equipe para de cuidar de impressora. O valor mensal, o prazo do contrato e o prazo de atendimento técnico entram no orçamento. Pergunte e deixe combinado por escrito.

Como comparar as duas lado a lado?

Para fechar a conta com números, some na coluna da compra o que a empresa gastou no último ano com conserto, peça e toner, e compare com o orçamento da locação para o mesmo volume de impressão.

Que números levantar antes de pedir orçamento?

Com estes dados em mãos, o orçamento sai mais rápido e mais perto do seu uso real:

1. Quantas páginas a empresa imprime por mês, separando preto e branco e colorida.
2. Se precisa copiar e digitalizar, e se digitaliza muitos documentos de uma vez.
3. Quantas pessoas usam a impressora e em quantos andares ou salas elas ficam.
4. O que a empresa gastou no último ano com conserto, peça e toner. As notas fiscais ajudam.
5. Quanto tempo a máquina atual ficou parada, se você tiver esse registro.

Quando cada uma faz mais sentido?

Não há resposta pronta, mas alguns sinais ajudam a decidir.

A compra tende a fazer sentido quando a empresa imprime pouco, uma máquina simples resolve, e alguém de confiança cuida da manutenção sem pesar no dia a dia.

A locação tende a fazer sentido quando a empresa imprime todos os dias, precisa de colorida ou de multifuncional que digitaliza em lote, ninguém quer cuidar de toner e conserto, e máquina parada atrasa o trabalho.

Como a compra e o aluguel entram na contabilidade e nos impostos da empresa, quem diz é o contador. Leve para ele o orçamento da locação e o histórico de gastos com a máquina própria.

Os detalhes do serviço estão na página de locação de impressoras e multifuncionais.